Sneller, slimmer en persoonlijker: wat betekent het nieuwe planningssysteem van het TMI Flexbureau voor jou?

Waarom was verandering nodig?

Het systeem is in eerste instantie ontworpen om de ziekenhuisplanning te ondersteunen bij ziekteverzuim en op piekmomenten, maar met de groei van het Flexbureau ontstond ook de behoefte naar meer flexibiliteit. “Momenteel zitten we met twintig planners en plannen we zes verschillende branches met allerlei verschillende behoeften. Die kunnen we met het huidige systeem niet bedienen in hun specifieke eisen”, legt Lisa uit. Zeker voor branches met grote hoeveelheden (en wisselende) openstaande diensten, zoals de VVT (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg) en kinderopvang, is een snelle en flexibele aanpak cruciaal.

Hoe werkt het nieuwe planningssysteem?

“Het nieuwe planningssysteem matcht nog steeds vraag en aanbod, maar dan op een snellere en efficiëntere manier“, vertelt Lisa. Waar planners voorheen handmatig diensten invoerden vanuit mails, telefoontjes en Excel-bestanden, kan dat nu grotendeels automatisch. Dit wordt mogelijk door de introductie van koppelingen tussen de planningssystemen van klanten en die van het Flexbureau: wanneer een instelling een dienst opent of uitvraagt, komt deze direct in het systeem van TMI terecht. Professionals ontvangen vervolgens op basis van hun functie, beschikbaarheid en gewenste reisafstand gepersonaliseerde pushnotificaties vanuit de onlangs gelanceerde TMI app. “Hoe beter je je beschikbaarheid bijhoudt, hoe beter het aanbod dat je te zien krijgt”, licht Lisa toe. Heeft iemand interesse in een dienst? Dan meldt diegene zich aan via de app. Vervolgens gaat er automatisch een bericht naar de klant en afhankelijk van de afspraken is de dienst meteen gepland, of kan de klant deze nog goedkeuren. 

Wat zijn de concrete voordelen? 

Het nieuwe planningssysteem is niet alleen een verbetering voor de planners van het Flexbureau, maar ook voor de instellingen en de (zorg)professionals zelf. Dankzij de eerdergenoemde koppelingen en het automatiseren van verschillende stappen in het planningsproces verdwijnen veel administratieve handelingen. “Hierdoor kunnen planners focussen op binding en behoud, het opbouwen van de relatie met de klant en meedenken met uitdagingen.” Instellingen profiteren van de snelheid van een grotendeels geautomatiseerd platform, zonder het persoonlijke contact te verliezen. “Als er iets misgaat, krijgen ze nog steeds een planner aan de telefoon die mee kan denken en contact heeft met de (zorg)professional”, benadrukt Lisa. De achterwacht, het wervingsteam en de scholingsafdeling blijven actief betrokken, zodat de kwaliteit die instellingen van TMI verwachten gewaarborgd blijft.  

Ten slotte: de (zorg)professionals zelf. Zij krijgen meer controle over hun werk. “Een app met diensten en regie over gepersonaliseerde notificaties, waardoor je verzekerd bent van de leukste diensten”, vat Lisa samen. Je kiest zelf welke diensten je wil, en de app houdt je automatisch op de hoogte van nieuwe kansen. 

Wanneer wordt het systeem uitgerold? 

De kinderopvang is de eerste branche die vanaf medio april met het nieuwe systeem aan de slag gaat, en de VVT volgt zo snel mogelijk. “Het plan is om zo snel mogelijk de VVT ook live te zetten, maar wanneer dat precies is, is nog onzeker. De betrokken partijen worden in ieder geval tijdig ingelicht. We gaan een onboarding realiseren en er komt binnenkort ook een pagina met veelgestelde vragen op onze website.” Eén ding staat vast: “We willen het liever goed doen dan half.”