Privacy en Cookie statement

Dit Privacy en cookie statement is van toepassing op Monitus B.V., haar moedermaatschappij en haar zustermaatschappijen, hierna “TMI”.

Veiligheid en privacy staan hoog in het vaandel bij TMI. TMI handelt altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierover willen we u graag duidelijk en transparant informeren in dit Privacy en Cookie Statement. Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en geïnteresseerden, waaronder hun medewerkers, cursisten van TMI Academy, sollicitanten en bezoekers van onze website(s). Informatie over de wijze waarop wij de privacy van ons (kantoor)personeel en gedetacheerden beschermen, is te vinden in ons interne privacy statement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij het sluiten van een overeenkomst met klanten, bijvoorbeeld voor detacheringswerkzaamheden, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken van (medewerkers van) klanten:

• naam;
• (zakelijke) contactgegevens;
• functie;
• overige persoonsgegevens die voorkomt in de correspondentie.

Wanneer u zich inschrijft voor een training via TMI Academy, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• functie;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• BIG-nummer;
• bankrekeningnummer (dit geldt niet voor ZZP’ers of ander externen die zich aanmelden bij TMI Academy);
• optionele gegevens die uit de vraag/toelichting van het contactformulier volgen.

Als u onze website bezoekt, ons (algemene) contactformulier op de website invult of ingeschreven staat voor onze nieuwsbrief, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van de websitebezoeker verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• functie;
• gegevens over de reden van contact;
• IP-adres en lees- en klikgedrag;
• optionele gegevens bij contactformulier:
  • telefoonnummer;
  • woonplaats en postcode (in verband met de inzetbaarheid bij detacheringsopdrachten);
  • recente werkervaring in de zorg en/of het ziekenhuis.

Als u interesse toont in een vacature of solliciteert, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres;
• huidige functie en/of functie waar u naar solliciteert;
• welke opleiding u heeft afgerond;
• recente werkervaring in de zorg en/of het ziekenhuis;
• (overige gegevens in uw) cv en motivatie(brief).

Wanneer verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:

• Noodzakelijk voor het uitvoeren of tot stand laten komen van overeenkomsten

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor uitvoeren of tot stand laten komen van een overeenkomst met u. Deze verwerking vindt plaats op basis van ten minste één van de volgende doelen:

1. het sluiten van een detacheringsovereenkomst met klanten;
2. het sluiten van een overeenkomst ten behoeve van een training van TMI Academy, waaronder het verwerken van de aanmelding;
3. het sluiten van een arbeidscontract (precontractuele fase);
4. het onderhouden van contact ten behoeve van de overeenkomst;
5. het factureren en het eventueel nemen van incassomaatregelen.

• Noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals:

1. het verbeteren en optimaliseren van onze dienstverlening, waaronder de inrichting en het gebruik van de website;
2. het voeren of afhandelen van geschillen;
3. het beveiligen en beheren van onze systemen en onze vestigingen;
4. het gebruiken van de gegevens voor marketingdoeleinden, zoals het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingberichten;
5. het voorkomen, detecteren en afhandelen van onregelmatigheden.

Wij zullen bij deze verwerkingen altijd ons gerechtvaardigd belang afwegen tegen uw privacy belang. Alleen als ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt, vindt de verwerking plaats op deze grondslag.

• Noodzakelijk ter nakoming van wettelijke verplichtingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken als dit noodzakelijk is ter nakoming van wettelijke verplichtingen, zoals het bewaren van uw persoonsgegevens na afloop van de overeenkomst vanwege de fiscale bewaarplicht die op ons rust.

• Toestemming

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, bijvoorbeeld voor het opslaan van uw gegevens in ons bestand om u te benaderen voor detacheringsopdrachten. Wij zullen ervoor zorgen dat deze toestemming aan de eisen van de AVG voldoet. Indien de verwerking op basis van toestemming plaatsvindt, heeft u altijd de mogelijkheid om deze weer in te trekken. Dit kan door contact op te nemen met TMI via fg@tmi.nl of een van de andere contactmogelijkheden onderaan deze pagina.

Wij streven naar een rechtmatige en transparante verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet op een manier die onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Indien wij voornemens zijn uw persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, voorzien wij u van aanvullende informatie voor zover dit noodzakelijk is.

Als u bepaalde informatie niet aan ons verstrekt (ondanks een verzoek daartoe) of uw toestemming intrekt, kunnen wij (een van) de overeenkomsten die wij met u zijn aangegaan mogelijk niet uitvoeren of kunnen wij mogelijk niet aan onze wettelijke verplichtingen voldoen. Wij informeren u vanzelfsprekend tijdig indien dit het geval is.

Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens vindt slechts plaats indien de wetgeving daar ruimte voor biedt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij uitdrukkelijke toestemming, als het noodzakelijk is om te voldoen aan een specifieke wettelijke plicht of bij de verwerking in het kader van een geschil.

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met dit Privacy en Cookie Statement en met de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij zien er op toe dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.

TMI kan uw gegevens aan de volgende ontvangers verstrekken:

• hostingdiensten die door ons zijn ingeschakeld;
• clouddienst voor opslag van data;
• ERP-systeem;
• ondersteunde dienstverlener voor het versturen van marketingberichten en optimaliseren van de website;
• dienstverleners voor werving, het genereren van leads en/of andere marketingdoeleinden (zoals aanbieders van social media platforms);
• samenwerkingspartner(s) voor het verzorgen van trainingen voor TMI Academy;
• overheidsinstanties die daar het recht en de bevoegdheid voor hebben;
• externe adviseurs (o.a. fiscaal & juridisch).

We kiezen ervoor om categorieën ontvangers te benoemen in plaats van individuele bedrijfsnamen om te voorkomen dat dit Privacy en Cookie Statement vaak moet worden aangepast. Neem voor meer informatie over onze specifieke ontvangers van persoonsgegevens contact met ons op.

Hoe gaan wij om met de doorgifte van uw persoonsgegevens aan partijen buiten de EER?

Uw persoonsgegevens worden door ons en onze verwerkers voornamelijk verwerkt op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Het is echter mogelijk dat uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. In beide gevallen hebben wij en onze verwerkers, conform de Europese en Nederlandse privacyregelgeving, maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens rechtmatig te verwerken.

Vanwege continue ontwikkelingen ten aanzien van de beschermingsmaatregelen voor internationale doorgifte, kan het zijn dat de maatregelen die ontvangers nemen aan wijzigingen onderhevig zijn. TMI verwijst daarom voor de actuele informatie van de getroffen beschermingsmaatregelen naar de privacy verklaringen van deze ontvangers zelf.

De volgende partijen verwerken (mogelijk) gegevens buiten de EER in:

• Microsoft: Verenigde Staten / maatregel: Standard Contractuel Clauses. Meer informatie.
• Salesforce: Verenigde Staten / maatregel: Binding Corporate Rules en Standard Contractuel Clauses. Meer informatie.
• Google: Verenigde Staten / maatregel: Standard Contractuel Clauses. Meer informatie.
• Meta: Verenigde Staten / maatregel: Standard Contractuel Clauses en adequaatheidsbesluiten voor landen waar deze gelden. Meer informatie.
• LinkedIn: Verenigde Staten / maatregel: Standard Contractuel Clauses. Meer informatie.
• Mailchimp: Verenigde Staten / maatregel: Standard Contractuel Clauses. Meer informatie.

Bij Microsoft, Salesforce, Meta, Mailchimp en Google worden gegevens in ieder geval uitgewisseld met de Verenigde Staten. Doorgifte van de persoonsgegevens naar andere landen is echter niet uitgesloten. Het kan voorkomen dat persoonsgegevens via deze partijen worden verwerkt in (andere) landen waar gelieerde ondernemingen van deze partijen gevestigd zijn en/of landen waar derden die zij inschakelen gevestigd zijn of gegevens verwerken.

Voor verdere informatie over onze specifieke werkwijzen bij de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u contact met ons opnemen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Bij het vaststellen van onze bewaartermijnen wegen de volgende factoren mee:

• omvang, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens;
• het potentiële risico op schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking van uw persoonsgegevens;
• de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken;
• de mogelijkheden om deze doeleinden op een andere manier te realiseren;
• de geldende wettelijke voorschriften.

Bovenstaande komt neer op onder meer de volgende bewaartermijnen:

• Als wij uw gegevens hebben opgeslagen om u te benaderen voor (toekomstige) detacheringsopdrachten, zullen wij uw gegevens verwijderen zodra u daarvoor uw toestemming intrekt.
• Gegevens van sollicitanten voor (interne) vacatures, zoals voor kantoorpersoneel, bewaren wij maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Als wij uw toestemming hebben de gegevens langer te bewaren, hanteren wij een bewaartermijn van één jaar.
• Gegevens die moeten worden bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht bewaren wij minimaal zeven jaar.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

TMI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of oneigenlijke verwerking. Zo wordt gebruik gemaakt van een firewall, een spamfilter en diverse versleutelingsmaatregelen ter voorkoming van toegang tot gegevens door onbevoegde derden.

De gegevens worden opgeslagen op locaties die zowel fysiek als technisch beveiligd zijn. Tevens wordt er gelogd wie toegang heeft gehad tot de gebruikersdata. Slechts de medewerkers die op basis van zijn of haar functieprofiel toegang tot de persoonsdata nodig hebben krijgen ook toegang tot de persoonsdata.

Alle medewerkers van TMI hebben training gehad in de AVG. Die medewerkers die toegang hebben tot de persoonsdata worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze data om te gaan en er rust een geheimhoudingsplicht op hen.

Meerdere keren per jaar worden er beveiligingschecks gedaan door externe specialisten om de veiligheid van uw gegevens te kunnen blijven waarborgen. Eventuele issues die hieruit voortkomen worden direct geadresseerd, opgepakt en opgelost.

Welke rechten heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U heeft het recht ons te verzoeken om inzage te geven in uw persoonsgegevens. Als u een verzoek indient, verlenen wij u een overzicht van alle persoonsgegevens die wij van u hebben, tenzij dit niet mogelijk is vanwege prevalerende zwaarwichtige belangen van anderen.

Daarnaast kunt u ons verzoeken om:

• uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen indien u vermoedt dat de persoonsgegevens onjuistheden bevatten of onjuist verwerkt zijn;
• uw persoonsgegevens te verwijderen indien u uw toestemming intrekt, de gegevens niet langer noodzakelijk zijn of onjuist verwerkt zijn;
• de verwerking van persoonsgegevens te beperken of bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens; en
• uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Een verzoek kan schriftelijk, e-mail of per post, worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij kunnen hierbij aanvullende informatie aan u vragen om uw identiteit vast te stellen. De verzoeken worden, in overeenstemming met de wet, binnen één maand na ontvangst van het verzoek door ons behandeld. U wordt vervolgens geïnformeerd of wij voldoen aan het verzoek en wat eventueel de reden is voor het weigeren van het verzoek.

Wat te doen als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan?

Als u een klacht heeft of een andere vraag over de manier waarop wij met uw privacy omgaan, kunt u contact met ons opnemen. Wij vragen u hierbij zoveel mogelijk relevante informatie omtrent uw klacht of vraag mee te zenden.

Wij nemen uw klachten en vragen in behandeling en reageren uiterlijk binnen vier weken. Wij doen er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Indien u desondanks niet tevreden bent met de afhandeling van de klacht, kunt u hierover contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit Persoonsgegevens) en desgewenst daar een klacht indienen.

Op welke manier maken wij gebruik van cookies op onze website?

Deze website, www.tmi.nl, maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die naar uw browser worden gestuurd en op uw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik door de bezoeker van de site.

Door middel van cookies worden er gegevens verzameld. Afhankelijk van de soort cookies kunnen dit persoonsgegevens zijn. De gegevens (waaronder gegevens die geen persoonsgegevens zijn) die wij onder meer kunnen verzamelen zijn:

• browsergegevens;
• systeem gegevens;
• geografische gegevens;
• duur van uw bezoek;
• pagina’s die u bezoekt;
• hyperlinks waar u op klikt;
• locatiegegevens op basis van uw IP-adres;
• verbindingsgegevens, zoals het IP-adres.

Doel van de cookies

Noodzakelijke cookies worden gebruikt om de website goed te laten functioneren. Naast noodzakelijke cookies plaatsen wij ook analytische cookies en marketing cookies om inzicht te krijgen in het surfgedrag en om de serviceverlening te kunnen verbeteren. Bij de analytische/statistiek cookies worden anonieme gegevens verwerkt. Deze zijn dus niet herleidbaar tot een persoon en hebben geen invloed op uw privacy. Met marketing cookies kunnen wij zien welke andere websites de bezoeker heeft bezocht. Deze informatie gebruiken we om relevante advertenties te tonen.

De verzamelde gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt.

Hieronder treft u een overzicht aan van de cookies die door ons op onze website worden geplaatst:

Cookies weigeren en verwijderen

Als u onze website bezoekt, wordt er een cookiemelding weergegeven. Daar kunt u zelf bepalen in hoeverre onze cookies bij u worden geplaatst.

Hoe komt u in contact met ons?

Bij vragen over dit Privacy en Cookie Statement of over de wijze waarop wij met uw privacy omgaan, kunt u ons bereiken op de volgende wijzen:

Per telefoon: 020 – 717 3527

Per e-mail: info@tmi.nl

Per post: Processorstraat 12, 1033 NZ Amsterdam

Functionaris Gegevensbescherming

Per e-mail: fg@tmi.nl

Per post: Processorstraat 12, 1033 NZ Amsterdam, T.n.v. Functionaris Gegevensbescherming

Aanpassingen aan het Privacy en Cookie Statement

Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy en Cookie Statement van tijd tot tijd te wijzigen door het plaatsen van een nieuwe versie op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u uiteraard voorafgaand informeren.

Dit Privacy en Cookie Statement is voor het laatst bijgewerkt in mei 2023.