Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) is van toepassing op Monitus B.V. en daaraan gelieerde entiteiten: TMI Ambu B.V., TMI OK B.V., Sutinom B.V., TMI AP B.V., TMI ZZP B.V., TMI Finance B.V., TMI GmbH, TMI Job Services AG, TMI Curaçao N.V. (hierna “TMI”, “wij”, “ons” of “onze”). Deze Privacyverklaring is bedoeld om inzicht te geven in de manier waarop TMI met privacy en uw persoonsgegevens omgaat. Hierover willen we u graag duidelijk en transparant informeren. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en geïnteresseerden, waaronder medewerkers van klanten, cursisten van de TMI Academy, sollicitanten via en bezoekers van onze website tmi.nl (de “Website”). Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van ons (kantoor)personeel en gedetacheerden is te vinden in ons interne privacybeleid.
Wij kunnen deze persoonsgegevens op verschillende manieren verwerken. Hieronder vindt u de informatie over onze verwerking van uw persoonsgegevens in het algemeen. Daaronder vindt u een overzicht van verschillende onderwerpen waarop u kunt klikken voor meer gedetailleerde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in dat kader.
Algemene verwerkingsdoeleinden
Wij kunnen uw persoonsgegevens altijd verwerken voor de volgende doeleinden:
Algemene verwerkingsgronden
In het algemeen kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een wettelijke verplichting. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke minimumbewaartermijnen.
Gerechtvaardigd belang
Soms is aangegeven dat wij persoonsgegevens verwerken op basis van de rechtsgrond “gerechtvaardigde belangen”. Dit betekent dat er een belangenafweging is gemaakt tussen de belangen die zijn gebaat bij de verwerking enerzijds en uw privacybelangen anderzijds, en dat het belang van de verwerking zwaarder weegt. De bijbehorende gerechtvaardigde belangen zijn hieronder per onderwerp opgenomen. Indien u hierover meer informatie wenst te ontvangen, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen via onze hieronder vermelde contactgegevens.
Minderjarige en andere personen met een wettelijke vertegenwoordiger
Wij richten ons niet op minderjarige personen, personen die onder curatele zijn gesteld of ten aanzien van wie een bewind of mentorschap is ingesteld. Indien we ons in een uitzonderlijke gevallen toch richten op dergelijke personen met een wettelijk vertegenwoordiger, dan zal TMI rekening houden met de kwetsbare positie van deze personen.
De betrokken personen. We verwerken persoonsgegevens in het kader van de Website van de volgende (categorieën) van individuen: |
|
Doeleinden van de verwerking. In het kader van de Website verwerken we persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: |
|
Persoonsgegevens die worden verwerkt. In het kader van de Website kunnen wij de volgende (persoons)gegevens verwerken die automatisch worden verzameld: |
Informatie met een ‘*’ is niet verplicht. |
Rechtsgrond voor de verwerking. We baseren het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van de Website op de volgende rechtsgrond(en): |
|
De betrokken personen. We verwerken persoonsgegevens in het kader van (medewerkers) van klanten van de volgende (categorieën) van individuen: |
|
Doeleinden van de verwerking. In het kader van (medewerkers) van klanten verwerken we persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: |
|
Persoonsgegevens die worden verwerkt. In het kader van (medewerkers van) klanten kunnen wij de volgende (persoons)gegevens verwerken die automatisch worden verzameld: |
|
Rechtsgrond voor de verwerking. We baseren het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van (medewerkers van) klanten op de volgende rechtsgrond(en): |
|
De betrokken personen. We verwerken persoonsgegevens in het kader van scholing en de TMI Academy van de volgende (categorieën) van individuen: |
|
Doeleinden van de verwerking. In het kader van scholing en de TMI Academy verwerken we persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: |
|
Persoonsgegevens die worden verwerkt. In het kader van scholing en de TMI Academy kunnen wij de volgende (persoons)gegevens verwerken die automatisch worden verzameld: |
|
Rechtsgrond voor de verwerking. We baseren het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van scholing en de TMI Academy op de volgende rechtsgronden: |
|
De betrokken personen. We verwerken persoonsgegevens in het kader van werving van interne en externe werknemers van de volgende (categorieën) van individuen: |
|
Doeleinden van de verwerking. In het kader van werving van interne en externe werknemers verwerken we persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: |
|
Persoonsgegevens die worden verwerkt. In het kader van werving van interne en externe werknemers kunnen wij de volgende (persoons)gegevens verwerken die automatisch worden verzameld: |
|
Rechtsgrond voor de verwerking. We baseren het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van werving van interne en externe werknemers op de volgende rechtsgronden: |
|
U bent in beginsel niet verplicht enige informatie over uzelf aan ons te verstrekken. Soms kanhet niet verstrekken van bepaalde gegevens wel een negatieve invloed heeft op bijvoorbeeld onze dienstverlening aan u of de functionaliteit van onze diensten die u gebruikt. Als het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst met ons te sluiten, dan zullen we hierover apart informeren als dat niet op voorhand duidelijk is. Ook zullen wij u dan op de hoogte stellen van de mogelijke gevolgen wanneer deze gegevens niet worden verstrekt.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met deze Privacyverklaring en met de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen als:
Wij kunnen uw persoonsgegevens op need-to-know-basis delen met de onderstaande partijen. “Need-to-know” houdt daarbij in dat een partij alleen toegang krijgt tot persoonsgegevens als en voor zover dat noodzakelijk is voor de werkzaamheden die deze partij uitvoert.
We kiezen ervoor om categorieën ontvangers te benoemen in plaats van individuele bedrijfsnamen om te voorkomen dat deze Privacyverklaring vaak moet worden aangepast. Neem voor meer informatie over onze specifieke ontvangers van persoonsgegevens contact met ons op.
Wij vinden de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens heel belangrijk. TMI heeft daarom passende technische- en organisatorische maatregelen geïmplementeerd ter bescherming en beveiliging van persoonsgegevens, om inbreuken op de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te voorkomen.
Zo wordt gebruik gemaakt van een firewall, een spamfilter en diverse versleutelingsmaatregelen ter voorkoming van toegang tot gegevens door onbevoegde derden. De gegevens worden opgeslagen op locaties die zowel fysiek als technisch beveiligd zijn. Slechts de medewerkers die op basis van zijn of haar functieprofiel toegang tot de persoonsdata nodig hebben krijgen ook toegang tot de persoonsdata. Tevens wordt er gelogd wie toegang heeft gehad tot de gebruikersdata. Meerdere keren per jaar worden er beveiligingschecks gedaan door externe specialisten om de veiligheid van uw gegevens te kunnen blijven waarborgen. Eventuele issues die hieruit voortkomen worden direct geadresseerd, opgepakt en opgelost. Daarnaast is binnen TMI een beleid datalekken van toepassing, waarin staat hoe moet worden omgegaan met (mogelijke) datalekken. Zo zullen wij bijvoorbeeld de bevoegde toezichthouder en getroffen betrokkenen informeren wanneer dit vereist is onder het toepasselijke recht.
Alle TMI medewerkers en andere personen die door TMI worden ingeschakeld voor het verwerken van de persoonsgegevens, zijn daarbij verplicht om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te respecteren. Alle medewerkers van TMI hebben training gehad in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Die medewerkers die toegang hebben tot de persoonsdata worden vooraf getraind en geïnstrueerd hoe met deze data om te gaan en er rust een geheimhoudingsplicht op hen.
Uw persoonsgegevens worden door ons en onze verwerkers voornamelijk verwerkt op beveiligde servers binnen de EER. Het is echter mogelijk dat uw persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. Zie deze link voor een overzicht van de EER-landen. In beide gevallen hebben wij en onze verwerkers, conform de Europese en Nederlandse privacyregelgeving, maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens rechtmatig te verwerken. Indien sprake is van een doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER, dan is hieronder opgenomen hoe deze worden gelegitimeerd.
Doorgifte buiten de EER. De doorgifte van uw persoonsgegevens aan een derde partij buiten de EER kan in de eerste plaats worden gelegitimeerd op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie waarin wordt besloten dat het betrokken (deel binnen het) derde land een passend niveau voor de bescherming van gegevens waarborgt. Zie deze link voor een overzicht van de toepasselijke adequaatheidsbesluiten. In het geval van doorgiftes naar de Verenigde Staten kan sprake zijn van het legitimeren van doorgiftes door het EU – U.S. Data Privacy Framework. Zie deze link voor meer informatie over het EU – U.S. Data Privacy Framework en de deelnemende organisaties.
Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, wordt door ons een toepasselijk modelcontract (Standard Contractual Clauses) overeengekomen met de relevante partij. Dit is een standaard contract om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, dat is goedgekeurd door de Europese Commissie, waarvan de bijlagen door partijen worden ingevuld. Zie deze link voor de diverse modelcontracten. Waar nodig zullen aanvullende maatregelen worden genomen.
In bepaalde situaties kunnen wij ons ook beroepen op de uitzonderingen van artikel 49 GDPR om de gegevensoverdracht te legitimeren. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven: (i) met uw uitdrukkelijke toestemming, (ii) indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die met u is gesloten of in uw belang is gesloten, of (iii) indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Ten slotte kunnen wij in bijzondere gevallen ook persoonsgegevens doorgeven indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor onze dwingende gerechtvaardigde belangen die niet ondergeschikt zijn aan de belangen of rechten en vrijheden van de betrokkene.
U kunt contact met ons opnemen als u aanvullende informatie wenst over de manier waarop wij doorgifte van uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren. Onze contactgegevens staan onderaan deze Privacyverklaring.
In principe bewaren wij uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we de persoonsgegevens verwerken. Op deze algemene bewaartermijnen kunnen echter uitzonderingen gelden.
Uitzondering: kortere bewaartermijn. Als u bepaalde privacyrechten uitoefent kan het zijn dat TMI uw persoonsgegevens eerder verwijdert of juist langer bewaart dan de algemene regel is op basis van het beleid. Zie voor meer informatie daarover het kopje hieronder getiteld “Wat zijn uw privacyrechten (incl. het recht van bezwaar)”?
Uitzondering: langere bewaartermijn. In bepaalde situaties verwerken wij uw persoonsgegevens langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij uw persoonsgegevens langer moeten verwerken:
Op basis van de AVG heeft u diverse privacyrechten. In hoeverre u deze rechten kunt uitoefenen, kan afhangen van de omstandigheden van de verwerking, zoals de manier waarop TMI de persoonsgegevens verwerkt en de rechtsgrond daarvoor. Hieronder hebben wij een overzicht van uw privacyrechten onder de AVG opgenomen. Zie voor meer informatie hierover deze webpagina of deze webpagina van de Europese Commissie.
Wij zullen zonder onnodige vertraging reageren op alle verzoeken. Mocht onze reactie meer dan een maand in beslag nemen vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, dan informeren wij u tijdig daarover en houden u op de hoogte. Bovendien is het mogelijk dat wij u om meer informatie vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij op een verzoek kunnen ingaan.
Uw privacyrechten. Met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u de volgende privacyrechten.
Het recht op rectificatie is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent. Wel kan TMI in dat geval uw mening hierover toevoegen aan de persoonsgegevens.
Wij zijn niet verplicht om uw verzoek te honoreren voor zover de verwerking noodzakelijk is (i) voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, (ii) voor het nakomen van een wettelijke verplichting die verwerking vereist, (iii) om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid, (iv) voor archiveringsdoeleinden, of (v) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Onrechtmatige verwerking. Wij mogen bepaalde persoonsgegevens niet (meer) verwerken, maar u wilt niet dat wij de gegevens wissen. Bijvoorbeeld omdat u de gegevens op een later moment nog wilt opvragen.
Persoonsgegevens niet langer nodig. TMI heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor onze verwerkingsdoeleinden, maar u heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Denk bijvoorbeeld aan een geschil.
In afwachting van een beroep. U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door TMI (zie het recht op bezwaar hierboven). In afwachting van de verificatie van uw beroep zullen wij deze persoonsgegevens op uw verzoek niet langer verwerken.
Betwisting van de juistheid van persoonsgegevens. U betwist de juistheid van bepaalde persoonsgegevens die wij over u verwerken (bijvoorbeeld via uw recht op rectificatie; zie hierboven). Gedurende de periode waarin wij uw betwisting beoordelen, zullen wij deze persoonsgegevens op uw verzoek niet langer verwerken.
Het uitoefenen van uw privacyrechten. Het uitoefenen van uw privacyrechten is gratis en kan per telefoon of per e-mail via de hieronder vermelde contactgegevens. Indien verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege het repetitieve karakter, zullen wij u een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven.
Bevestiging van uw identiteit. Wij kunnen u om aanvullende informatie
vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen voordat wij verder reageren op uw privacyverzoek.
Follow-up van uw verzoeken. Wij zullen u zonder onnodige vertraging en in principe binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie verstrekken over het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Wij zullen u binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen van een dergelijke verlenging. De toepasselijke privacywetgeving kan ons toestaan of verplichten om uw verzoek te weigeren. Indien wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u de redenen daarvoor meedelen, met inachtneming van eventuele wettelijke of reglementaire beperkingen.
Bij vragen over deze Privacyverklaring of over de wijze waarop wij met uw privacy omgaan, kunt u ons bereiken op de volgende wijzen:
Per telefoon: | 020 – 717 3527 |
Per e-mail: | info@tmi.nl |
Per post: | Processorstraat 12
1033 NZ Amsterdam |
Functionaris Gegevensbescherming
Per e-mail: | fg@tmi.nl |
Per post: | Processorstraat 12 1033 NZ Amsterdam T.n.v. Functionaris Gegevensbescherming |
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen door het plaatsen van een nieuwe versie op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u uiteraard voorafgaand informeren.
Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in september 2023.